Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

NIC-MA
Sito web: https://www.nic-ma.com
Email privacy: info@nic-ma.com

Il titolare determina finalità e mezzi del trattamento dei dati personali trattati tramite il sito, l’area riservata e le funzionalità operative collegate ai servizi offerti.

2. Tipologie di dati trattati

A seconda dell’utilizzo del sito, dell’area riservata e dei servizi richiesti, NIC-MA può trattare le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi: nome, cognome, ragione sociale, ruolo, referente aziendale o operativo;
• dati di contatto: email, telefono, indirizzo, recapiti di servizio;
• dati account: username, credenziali cifrate, ruolo, permessi, stato dell’account;
• dati di fatturazione: codice fiscale, partita IVA, PEC, codice destinatario SDI, indirizzo fiscale;
• dati di pagamento: importi, stato pagamento, identificativi transazione, eventi tecnici e ordine collegato;
• dati relativi a ordini lavanderia, kit biancheria, consegne, ritiri, resi e inventario;
• dati relativi a strutture, appartamenti, indirizzi, accessi, note operative e preferenze di gestione;
• dati ospiti: dati anagrafici, dati prenotazione, dati documento, cittadinanza e residenza;
• foto documenti e immagini caricate per finalità di identificazione o verifica operativa;
• dati relativi a minori presenti nella prenotazione, se necessari alla corretta registrazione;
• dati provenienti da Lodgify o da sistemi collegati di gestione prenotazioni;
• dati relativi a operatori check-in, cleaner, operatori lavanderia, operatori consegne e amministratori;
• log attività, log tecnici, indirizzi IP, user agent, data, ora, percorso richiesto ed eventi applicativi;
• cookie tecnici e preferenze espresse tramite banner cookie.

3. Utenti registrati e area riservata

Gli utenti registrati possono accedere ad aree riservate differenziate in base al ruolo: cliente, amministratore, operatore lavanderia, operatore consegne, cleaner, manager cleaner, operatore check-in o altri ruoli configurati nel sistema.

Per la gestione dell’account possono essere trattati dati identificativi, dati di contatto, credenziali cifrate, ruolo, permessi, strutture associate, ordini, attività assegnate, preferenze operative e log di utilizzo.

Il trattamento è necessario per consentire l’accesso sicuro all’area riservata, distinguere le autorizzazioni, mostrare solo le informazioni pertinenti al ruolo e garantire la tracciabilità delle operazioni.

4. Dati di fatturazione e pagamenti

NIC-MA può trattare dati fiscali e di fatturazione necessari alla gestione amministrativa, contabile e fiscale dei servizi: ragione sociale, nome e cognome, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, email, PEC, codice destinatario SDI e dati collegati agli ordini.

I pagamenti possono essere gestiti tramite fornitori esterni specializzati, come Stripe o altri prestatori di servizi di pagamento. NIC-MA può registrare lo stato del pagamento, l’importo, l’identificativo della transazione, l’ordine collegato, l’esito tecnico e gli eventi necessari alla riconciliazione contabile.

NIC-MA non conserva i dati completi delle carte di pagamento. Tali dati sono gestiti direttamente dal prestatore del servizio di pagamento secondo le proprie misure di sicurezza e la propria informativa privacy.

5. Ordini lavanderia, logistica, consegne e ritiri

Nell’ambito dei servizi di lavanderia e logistica, NIC-MA può trattare dati relativi a:

• ordini di kit biancheria;
• struttura o appartamento collegato all’ordine;
• indirizzo di consegna o ritiro;
• quantità di kit richiesti, consegnati, ritirati o resi;
• stato dell’ordine, data consegna, pianificazione e storico;
• note operative, foto consegna, foto ritiro e documentazione di servizio;
• operatore incaricato della preparazione, consegna o ritiro;
• movimenti di inventario e aggiornamenti sulle scorte.

Questi dati sono trattati per preparare gli ordini, pianificare le consegne, gestire ritiri e resi, mantenere aggiornato l’inventario e documentare le attività svolte.

6. Documenti ospiti e foto documenti

Nell’ambito dei servizi di property management, affitti brevi, check-in e gestione ospiti, NIC-MA può trattare dati personali degli ospiti necessari alla corretta gestione della prenotazione, all’identificazione e agli adempimenti previsti dalla normativa applicabile.

I dati trattati possono includere:

• nome e cognome;
• data e luogo di nascita;
• sesso;
• cittadinanza;
• indirizzo di residenza;
• codice fiscale, se necessario o richiesto in base al caso specifico;
• tipo documento, numero documento, paese emittente e luogo di rilascio;
• data di emissione e data di scadenza del documento;
• foto fronte e retro del documento, ove richiesto dalla procedura;
• dati della prenotazione collegata, struttura, check-in e check-out.

Le foto dei documenti sono trattate per verificare la correttezza delle informazioni inserite, supportare la procedura di check-in e adempiere agli obblighi collegati alla gestione degli ospiti. L’accesso a tali dati è limitato ai soggetti autorizzati e solo quando necessario.

7. Dati relativi a minori

In presenza di ospiti minorenni, NIC-MA può trattare dati anagrafici e informazioni necessarie alla corretta registrazione della presenza nella prenotazione, come nome, cognome, data di nascita, età, relazione con il gruppo e dati richiesti dagli adempimenti applicabili.

I dati relativi a minori sono trattati con particolare attenzione, limitando gli accessi ai soli soggetti autorizzati e alle sole finalità necessarie alla gestione del soggiorno, del check-in e degli obblighi connessi.

Il sito e l’area riservata non sono destinati all’utilizzo diretto da parte di minori.

8. Prenotazioni Lodgify e sistemi collegati

NIC-MA può sincronizzare dati provenienti da Lodgify o da altri sistemi di gestione prenotazioni al fine di organizzare attività operative collegate al soggiorno.

I dati sincronizzati possono includere dati della prenotazione, struttura associata, date di check-in e check-out, numero ospiti, nominativo del referente, contatti, stato della prenotazione e informazioni operative utili alla gestione del servizio.

Tali dati vengono utilizzati per pianificare pulizie, check-in, check-out, documenti ospiti, consegne, ritiri, biancheria, comunicazioni operative e attività correlate alla permanenza.

9. Operatori check-in

Gli operatori check-in possono ricevere incarichi relativi a specifiche prenotazioni, strutture o ospiti. A tal fine, il sistema può trattare dati identificativi dell’operatore, assegnazioni, attività svolte, stato del check-in, note operative, comunicazioni e log.

Gli operatori check-in possono visualizzare solo le informazioni necessarie allo svolgimento dell’incarico assegnato. L’accesso ai dati degli ospiti e ai documenti è limitato in base al ruolo, alla prenotazione e alla finalità operativa.

10. Log attività e tracciamento operativo

Per garantire sicurezza, tracciabilità, controllo operativo, prevenzione di accessi non autorizzati e ricostruzione degli eventi, il sistema può registrare log relativi alle attività svolte dagli utenti.

I log possono includere:

• utente che ha eseguito l’azione;
• data e ora dell’operazione;
• modulo interessato;
• azione svolta;
• oggetto o record interessato;
• esito dell’operazione;
• indirizzo IP;
• user agent o informazioni tecniche del dispositivo;
• percorso richiesto o endpoint interessato.

I log sono utilizzati per sicurezza, manutenzione, audit interno, gestione errori, tutela dei diritti e verifica delle attività svolte.

11. Finalità del trattamento

I dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:

• creare, gestire e proteggere account e accessi all’area riservata;
• erogare servizi di property management, affitti brevi, lavanderia, pulizie, consegne e ritiri;
• gestire ordini lavanderia, carrelli, pagamenti, fatturazione e storico ordini;
• coordinare operatori, cleaner, lavanderia, consegne, check-in e amministratori;
• gestire dati ospiti, documenti, foto documenti, check-in e check-out;
• gestire prenotazioni sincronizzate tramite Lodgify o sistemi collegati;
• gestire ospiti minorenni, ove presenti nella prenotazione;
• adempiere a obblighi legali, fiscali, contabili, amministrativi o di pubblica sicurezza;
• garantire sicurezza, prevenzione abusi, controllo accessi, manutenzione e stabilità tecnica;
• mantenere log attività e tracciabilità delle operazioni;
• rispondere a richieste inviate tramite email, telefono, form o canali operativi;
• tutelare i diritti del titolare in sede giudiziale o stragiudiziale.

12. Basi giuridiche del trattamento

Il trattamento avviene, a seconda dei casi, sulla base delle seguenti condizioni:

• Esecuzione di un contratto o misure precontrattuali: per fornire servizi richiesti, gestire account, ordini, strutture, lavanderia, logistica, check-in e comunicazioni operative.
• Obbligo legale: per adempimenti fiscali, contabili, amministrativi, gestione documentale, registrazione ospiti o richieste delle autorità competenti.
• Legittimo interesse: per sicurezza, prevenzione abusi, gestione tecnica, organizzazione interna, controllo qualità, log attività, audit, tutela dei diritti e tracciabilità operativa.
• Consenso: quando richiesto per trattamenti facoltativi, come eventuali cookie non tecnici o comunicazioni non strettamente necessarie.

Quando il trattamento si basa sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

13. Tempi di conservazione

I dati personali vengono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo richiesto da obblighi di legge, esigenze fiscali, contabili, amministrative, sicurezza o tutela dei diritti.

Salvo obblighi specifici o necessità di tutela dei diritti, il periodo ordinario di riferimento interno è pari a 365 giorni, ove applicabile alla categoria di dato trattata.

14. Destinatari, autorizzati e responsabili esterni

I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da soggetti che collaborano con NIC-MA per l’erogazione dei servizi, nei limiti delle rispettive mansioni e necessità operative.

• amministratori della piattaforma;
• clienti, proprietari o referenti autorizzati, limitatamente ai dati di propria competenza;
• operatori check-in, cleaner, operatori lavanderia e operatori consegne, limitatamente alle attività assegnate;
• fornitori tecnici, hosting provider, consulenti IT e servizi di manutenzione;
• servizi di pagamento, nei limiti necessari alla gestione delle transazioni;
• sistemi gestionali collegati, come Lodgify o strumenti analoghi;
• consulenti amministrativi, fiscali, contabili o legali;
• autorità pubbliche o soggetti legittimati, nei casi previsti dalla legge.

I soggetti esterni che trattano dati personali per conto del titolare sono, ove necessario, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

15. Sicurezza dei dati

NIC-MA adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o uso improprio.

• controllo degli accessi tramite credenziali personali;
• separazione degli accessi in base al ruolo dell’utente;
• limitazione dell’accesso ai dati secondo il principio di necessità;
• protezioni di sessione e cookie sicuri;
• protezione CSRF per form e richieste sensibili;
• configurazioni HTTPS e header di sicurezza;
• log tecnici e applicativi per sicurezza, audit e manutenzione;
• validazioni sui file caricati, ove previste;
• backup, manutenzione e controlli tecnici proporzionati al servizio.

L’utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali e deve comunicare tempestivamente eventuali utilizzi non autorizzati dell’account.

16. Cookie e tecnologie simili

Il sito utilizza cookie tecnici necessari al corretto funzionamento della piattaforma, alla sicurezza, alla gestione della sessione e alla memorizzazione delle preferenze espresse dall’utente.

Eventuali cookie non tecnici, se introdotti, verranno utilizzati solo nei casi e con le modalità previste dalla normativa, previa informazione e, quando necessario, consenso dell’utente.

Per maggiori informazioni consultare la Cookie Policy .

17. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• diritto alla cancellazione dei dati, ove applicabile;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, nei casi previsti;
• diritto di opposizione al trattamento;
• diritto di revocare il consenso, quando il trattamento si basa sul consenso;
• diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

L’esercizio dei diritti può essere limitato quando la conservazione dei dati è necessaria per obblighi di legge, adempimenti fiscali, sicurezza, accertamento, esercizio o difesa di un diritto.

18. Contatti privacy

Per richieste relative al trattamento dei dati personali o per esercitare i diritti previsti dal GDPR, è possibile contattare NIC-MA ai seguenti recapiti:

Email privacy: info@nic-ma.com
Oggetto consigliato: Richiesta privacy - NIC-MA

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità previste dalla normativa applicabile.